Guia de utilização

A Agenlife é uma plataforma de gestão e agendamento para profissionais e clínicas de saúde: psicólogos, psiquiatras, nutricionistas, fisioterapeutas, fonoaudiólogos, dentistas e outras especialidades. Em um só lugar você tem:

• Agenda com confirmação de consulta pelo paciente via WhatsApp.
• Pacientes com cadastro completo e convênio.
• Prontuário sigiloso, com um registro por consulta.
• Documentos: recibos, atestados, declarações, encaminhamentos e prescrições, com os seus dados e conselho no cabeçalho.
• Financeiro com fluxo de caixa, cobranças, pendências e repasses de convênio.
• Equipe com níveis de acesso para quem atende, gerencia ou recebe.

Conta solo ou clínica?

Existem duas formas de usar a Agenlife. Você escolhe no cadastro e pode mudar depois.

O preço é o mesmo nos dois casos: você paga por profissional que atende pacientes. Veja a seção Assinatura e cobrança.

Criar a conta

Na página inicial, clique em Teste grátis. O cadastro tem três etapas: Conta, Tipo e Perfil. Não é preciso cartão de crédito.

1. Conta. Informe Nome completo, E-mail, Senha e Confirmar senha. A senha precisa ter no mínimo 8 caracteres e misturar letras e números.
2. Como você vai usar? Escolha Profissional autônomo (só você atende) ou Clínica / consultório (vários profissionais, níveis de acesso e agenda compartilhada). Para clínica, informe o Nome da clínica e mantenha marcada a opção Eu também atendo pacientes se você atende. Desmarque se você apenas gerencia.
3. Seu perfil profissional. Se você atende, informe o Tipo de profissional e o Registro profissional: Conselho (CRM, CRP, CRO, CRN, CREFITO e outros) e Número de registro. Se a sua área não tem conselho regulamentado, marque Não possuo conselho profissional regulamentado. Informe o Telefone / WhatsApp, aceite os Termos e clique em Criar conta.

Confirmar o e-mail

Você recebe o e-mail Confirme seu e-mail - Agenlife. Clique em Confirmar meu e-mail. O link vale por 24 horas e só pode ser usado uma vez. Se expirar ou não chegar, tente entrar: a tela de login mostra Não recebeu o e-mail de confirmação? Reenviar agora, que envia um novo link.

Entrar

Na tela Acesse sua conta, informe e-mail e senha e clique em Entrar. A sessão dura 14 dias no mesmo navegador.

Esqueci minha senha

Na tela de login, clique em Esqueceu a senha?, informe o e-mail e clique em Enviar link de recuperação. Você recebe um link válido por 2 horas. Na tela Criar nova senha, informe a nova senha duas vezes e clique em Redefinir senha. Se o link tiver expirado, use Solicitar novo link.

Por onde começar

No primeiro acesso ao painel aparece uma mensagem de boas-vindas com os próximos passos. Uma boa ordem:

1. Configurações › Meu Perfil › Atendimento: dias e horários de atendimento, duração padrão das consultas e valor padrão da consulta particular.
2. Configurações › Meu Perfil › Assinatura: cadastre sua assinatura digitalizada para sair nos documentos.
3. Se for clínica, Configurações › Minha Clínica: complete endereço e telefone. Sem esses dados não é possível convidar a equipe nem emitir documentos com os dados da clínica.
4. Pacientes: cadastre os primeiros pacientes.
5. Agendamentos: marque a primeira consulta e envie o link de confirmação pelo WhatsApp.

Menu lateral

O botão Recolher, no rodapé do menu, deixa só os ícones visíveis. Todos os perfis veem os mesmos itens de menu. O que muda entre um papel e outro é o conteúdo de cada tela.

Cabeçalho e menu do usuário

Com o Modo Clínica ativo, o topo mostra a etiqueta MODO CLÍNICA com o nome da clínica. No canto direito fica o menu do usuário, com Configurações, Plano e Faturamento (Administrador e Gerente), Guia de utilização (abre este guia em uma nova aba) e Sair da conta. Para o Administrador, o menu também mostra a situação da assinatura e o atalho Assinar Premium ou Reativar Premium.

Avisos que podem aparecer

• Complete seu registro profissional (vermelho): falta conselho e número de registro no seu perfil. Até resolver, sua agenda não recebe agendamentos.
• Complete o cadastro da sua clínica (amarelo, só para quem gerencia a clínica): faltam dados obrigatórios. O aviso lista o que falta e tem o botão Completar.
• Modo suporte (laranja): a equipe da Agenlife está acessando sua conta em modo somente leitura, a seu pedido, por meio de um chamado.
• Acesso restrito: o teste ou a assinatura venceu. Veja Assinatura e cobrança.

Página Início

A página Início é o resumo do dia. Enquanto a conta é nova, um cartão Primeiros passos lista o que falta para começar bem (registro profissional, expediente, assinatura, dados da clínica, equipe, primeiro paciente, primeira consulta e primeira confirmação), com atalhos para cada tela e uma barra de progresso. Ele some sozinho quando tudo está feito, ou pelo X para ocultar. Abaixo ficam os cartões Pacientes, Consultas hoje, Recebido no mês e, quando há convênio com valores pendentes, A receber de convênios, seguidos da lista Consultas de hoje, com horário, paciente, profissional (no Modo Clínica), modalidade e status. Clique em uma consulta para abrir o detalhe ou em Abrir agenda para ir ao calendário completo. O cartão de receita não aparece para a recepção.

Por fim, o cartão Lembretes lista as consultas do próximo dia de atendimento (amanhã ou o primeiro dia seguinte com consultas). Lembrar no WhatsApp abre a conversa com a mensagem pronta: dia, horário, modalidade, endereço da clínica (presencial, no Modo Clínica), o link da videochamada (online, quando cadastrado) e o link de confirmação. Ao abrir a conversa, a consulta fica marcada como lembrada, com o horário; dá para enviar de novo. O envio é manual, um toque por paciente. O cartão some quando não há consultas nos próximos sete dias.

O cartão Aniversariantes do mês mostra os pacientes que fazem aniversário no mês, em ordem de dia, com a idade que completam; os de hoje ficam em destaque e os que já passaram ficam recolhidos em Já passaram. Parabéns no WhatsApp abre a conversa com uma mensagem de felicitações pronta, assinada pela clínica (Modo Clínica) ou pelo profissional. Só entram pacientes com data de nascimento no cadastro; o Profissional vê só os próprios pacientes. Quem nasceu em 29/02 aparece em 28/02 nos anos não bissextos. Quando ninguém faz aniversário no mês, o cartão avisa que não há aniversariantes.

Em Configurações, as abas disponíveis dependem do seu papel:

Meu Perfil

O cartão à esquerda mostra sua foto, nome, papel e clínica, além do botão Alterar senha de acesso e, para o Administrador, o interruptor Modo Clínica. Para trocar a foto, clique no ícone da câmera e escolha uma imagem de até 2 MB.

O formulário tem quatro abas internas. As três últimas aparecem só para quem atende pacientes.

• Dados Básicos: Nome Completo, Gênero, Email de Cadastro / Contato, Telefone / WhatsApp e CPF. O CPF é necessário para contratar a assinatura. Alterar o e-mail de contato não muda o e-mail usado para entrar.
• Profissional: Especialização Principal, Conselho e Registro. Esses dados aparecem em recibos, declarações e atestados.
• Atendimento: Seguir horário da clínica (só no Modo Clínica), Possui horário de almoço?, os dias de Segunda-feira a Domingo com horário de início e fim, o Valor Padrão da Consulta (particular) e a Duração Padrão das Consultas (20, 30, 40, 45, 50, 60, 90 ou 120 minutos). A duração define o término automático ao marcar uma consulta e os horários livres sugeridos.
• Assinatura: a sua assinatura digitalizada para documentos. Enviar imagem (foto da assinatura, até 2 MB, com recorte) ou Criar agora (assine com o mouse ou o dedo e clique em Confirmar Assinatura). Prefira assinaturas na horizontal.

Ao terminar, clique em Salvar Alterações.

Alterar senha

Clique em Alterar senha de acesso, informe Senha atual, Nova senha e Confirmar nova senha, e clique em Salvar nova senha. Valem as mesmas regras do cadastro: mínimo de 8 caracteres, com letras e números.

Minha Clínica

Disponível com o Modo Clínica ativo. Clique no logo, à esquerda, para enviar uma imagem de até 2 MB. O logo sai no canto superior dos documentos gerados. Três abas internas:

• Geral: Nome da Clínica (obrigatório), CNPJ, Telefone Principal e Email da Clínica.
• Endereço: CEP, Logradouro, Número, Complemento, Bairro, Cidade e Estado (UF).
• Horários: funcionamento de Segunda-feira a Domingo e o Intervalo de Almoço, aplicado a todos os dias e a toda a equipe que segue o horário da clínica.

Para convidar equipe e emitir documentos com os dados da clínica, precisam estar preenchidos: nome, telefone, CEP, logradouro, número, bairro, cidade e estado. CNPJ e e-mail são opcionais.

Modo Clínica

O Modo Clínica transforma a conta individual em uma conta para toda a equipe. Só o Administrador liga ou desliga, pelo interruptor no cartão de Meu Perfil ou pelo cartão no topo da aba Equipe. Ao ativar:

• Você pode convidar outros profissionais, gerentes e atendentes.
• A agenda passa a ser compartilhada entre os membros, conforme o nível de acesso.
• O financeiro passa a ser unificado da clínica.
• As consultas podem ser Presenciais ou Online, e o paciente recebe o endereço da clínica na confirmação.
• A aba Minha Clínica aparece em Configurações.

A mensalidade continua sendo calculada pelo número de profissionais que atendem. Para desativar, é preciso primeiro remover os outros membros da equipe.

Encerrar a conta

Na aba Faturamento, o bloco Zona de perigo tem o botão Encerrar Minha Conta. Só o Administrador vê essa opção. A exclusão é imediata e definitiva: pacientes, agendamentos, prontuários, documentos e histórico financeiro são apagados. Se a conta for de uma clínica, a clínica inteira e todos os profissionais vinculados também são excluídos. Para confirmar, digite sua senha e a frase DELETAR MINHA CONTA.

Os quatro papéis

Atende pacientes é independente do papel. Um Gerente ou um Administrador pode atender; um Profissional sempre atende. Quem atende tem agenda e prontuário próprios e conta como assento pago na assinatura.

Convidar um membro

Em Configurações › Equipe, clique em Convidar Membro. O botão só fica ativo com o Modo Clínica ligado e os dados da clínica completos. Preencha Nome Completo, E-mail Profissional, Telefone/WhatsApp, Nível de acesso, Sexo e, para quem atende, a Especialidade e o Registro profissional. Se deixar o registro em branco, o convidado informa no primeiro acesso. Até lá a agenda dele não recebe agendamentos.

Para os níveis Gerente, Atendente e Administrador, marque Atende pacientes se a pessoa tiver agenda própria. Clique em Enviar Convite. A pessoa recebe um e-mail com o botão Ativar Minha Conta, que leva à criação de senha. O link vale por 24 horas.

• O Administrador convida qualquer papel, inclusive outros Administradores.
• O Gerente convida apenas Atendentes e Profissionais.
• Cada e-mail só pode ter uma conta na Agenlife.

Gerenciar a equipe

Na lista de membros, cada pessoa aparece com seu papel, a etiqueta ATENDE quando atende pacientes, CONVITE PENDENTE enquanto não definiu a senha, CONVITE EXPIRADO quando o link de 24 horas venceu e DESATIVADO quando o acesso foi suspenso. O menu de cada membro oferece:

• Atende pacientes: liga ou desliga a agenda própria da pessoa. Ao ligar, o sistema mostra o impacto na mensalidade antes de confirmar.
• Reenviar convite: gera um novo link de 24 horas e invalida o anterior.
• Alterar papel: troca o nível de acesso. Vale na hora, sem a pessoa precisar sair e entrar.
• Desativar acesso / Reativar acesso: para afastamentos temporários. A pessoa deixa de entrar, sai da agenda, dos seletores e da cobrança, e nada é apagado.
• Remover da Equipe: a pessoa perde o acesso imediatamente. Prontuários, documentos e lançamentos são preservados. Pacientes e consultas futuras ficam sem profissional responsável, então reatribua ou cancele antes.

Ninguém altera o próprio papel nem se remove pela aba Equipe. O Gerente não gerencia Administradores nem outros Gerentes. A clínica precisa manter ao menos um Administrador. Toda mudança na equipe recalcula a mensalidade automaticamente.

Lista de pacientes

Em Pacientes você vê nome, telefone, e-mail, convênio, profissionais responsáveis, número de consultas e a situação de pagamento, em páginas de 10, em ordem alfabética.

• Buscar por nome, CPF, telefone ou e-mail...: números podem ser digitados com ou sem máscara.
• Profissional: aparece quando há mais de um profissional que atende.
• Convênio: aparece quando há pacientes com convênio. Inclui a opção Particular.
• Status pagamento: Todos, Em dia, Pendente ou Sem consultas. Um paciente fica Pendente quando tem alguma cobrança de consulta em aberto.

Quem tem visão geral da clínica (Administrador, Gerente e Atendente) vê todos os pacientes. O Profissional vê apenas os pacientes vinculados a ele. Pacientes com carteirinha vencida recebem a etiqueta vencida ao lado do nome do plano.

Cadastrar um paciente

Clique em Adicionar Paciente. Só Nome Completo e Telefone são obrigatórios.

• Dados pessoais e contato: Nome Completo, Telefone, Email, CPF, Data de Nascimento e Gênero. CPF e e-mail, quando preenchidos, são validados.
• Convênio: Particular (sem convênio) ou um dos convênios da clínica. Com convênio, informe Número da carteirinha, Validade e, se o paciente for dependente, o Titular do plano.
• Cobrança: Por sessão (cada consulta vence no dia) ou Mensal. No Mensal, informe o dia do vencimento (1 a 28), se ele cai no mês seguinte às sessões (pós-pago) ou no próprio mês (adiantado), e o Valor da mensalidade: preenchido, a primeira consulta particular do mês gera a cobrança "Mensalidade de …" no valor fixo e as sessões não geram cobrança (só extras); em branco, cada sessão realizada no mês tem seu valor e todas vencem juntas no fechamento. Vale só para cobranças particulares.
• Profissionais responsáveis: quem tem visão geral escolhe um ou mais profissionais. O primeiro selecionado é o responsável principal. O Profissional vincula o paciente a si mesmo.
• Responsável, emergência e observações (opcional): Responsável legal e telefone, Contato de emergência e telefone, e Observações do cadastro (preferências, alertas para a recepção). As observações são do cadastro, visíveis para toda a equipe que acessa o paciente; anotações clínicas ficam no prontuário.
• Endereço (opcional): ao digitar o CEP, rua, bairro, cidade e estado são preenchidos automaticamente.

Clique em Cadastrar.

Link de cadastro: o paciente preenche a ficha

Em vez de digitar o cadastro, mande para o paciente novo o link de cadastro da clínica. Ele preenche nome, celular, e-mail, CPF, nascimento, endereço (com busca pelo CEP), convênio e carteirinha, responsável legal e contato de emergência, e aceita o uso dos dados.

• Ativar: em Pacientes, clique em Link de cadastro › Ativar link de cadastro (Administrador e Gerente; no autônomo, o dono da conta). O link é fixo: copie, envie pelo WhatsApp ou coloque na bio do Instagram.
• Gerar novo link / Desativar: trocam ou tiram o endereço do ar. Quem abrir o link antigo vê "Ficha indisponível". O link também sai do ar se a assinatura estiver bloqueada.
• Aguardando revisão: cada ficha enviada aparece no topo da página Pacientes, fora da lista. Clique em Revisar, confira os dados e escolha os profissionais responsáveis. Aprovar e cadastrar cria o paciente; Descartar apaga a ficha.
• Já tem cadastro? Se o CPF ou o celular já existir na clínica, a revisão avisa e oferece Atualizar o cadastro existente: o que o paciente preencheu substitui o cadastro e o que ficou em branco é mantido. Com o mesmo CPF essa é a opção marcada; só com o mesmo celular (família dividindo o número), o padrão é criar um paciente novo.
• Quem revisa e vê o link: Administrador, Gerente e Atendente. O Profissional em Modo Clínica não vê as fichas, que são da clínica toda.
• Na ficha do paciente aprovado aparece Cadastro preenchido pelo paciente em ….

Importar pacientes de uma planilha (CSV)

Em Pacientes, clique em Importar e escolha o arquivo CSV (no Excel: Arquivo › Salvar como › CSV). Até 2.000 pacientes e 2 MB por arquivo. Baixar modelo traz uma planilha com as colunas e um exemplo.

• Colunas: o sistema reconhece os nomes mais comuns (Nome, Celular, CPF, Nascimento, Sexo, Cidade…) e você confere ou troca cada uma. Só nome e telefone com DDD são obrigatórios.
• Prévia: mostra as primeiras linhas e quantas estão válidas. Linhas com erro (sem nome, telefone sem DDD, CPF inválido, data inexistente) não entram, e a lista diz o motivo e a linha da planilha. Datas como 20/05/1990, 20/05/90 e 1990-05-20 são aceitas; CPF que perdeu zeros no Excel é corrigido.
• Já cadastrados: com o mesmo CPF, ou com o mesmo celular e o mesmo nome, escolha Pular (padrão), Atualizar (preenche o cadastro existente com o que veio na planilha, sem apagar o que estiver vazio) ou Criar mesmo assim. Só o celular igual não conta: irmãos costumam ter o celular da mãe.
• Profissionais responsáveis: quem tem visão geral escolhe a quem os importados ficam vinculados. O Profissional importa para si mesmo e só atualiza os próprios pacientes.
• Continuar mostra o resumo (novos, atualizados, pulados, com erro) antes de gravar. A importação é tudo ou nada: se der erro, nenhum paciente é gravado.

Ficha do paciente

Acima das abas, quem tem acesso ao prontuário vê o link Exportar prontuário (PDF).

Excluir um paciente

Na lista, clique no ícone de lixeira e confirme em Remover. Só o Administrador e o Gerente podem excluir. A exclusão apaga o cadastro, todos os agendamentos, todas as cobranças, todo o prontuário de todos os profissionais e todos os documentos do paciente. Não há lixeira nem desfazer. Se a intenção é apenas encerrar o acompanhamento, prefira manter o cadastro.

A agenda: dia, semana e mês

No topo de Agendamentos fica a Agenda, com três visões, escolhidas nos botões Dia, Semana e Mês. Use as setas para avançar ou voltar e Hoje para retornar à data atual. A visão e a data ficam na URL da página, então recarregar ou compartilhar o link mantém o mesmo ponto.

• Semana: grade de segunda a domingo, das 7h às 20h, com uma linha vermelha na hora atual.
• Dia: a grade de um único dia. No Modo Clínica com mais de um profissional selecionado, cada profissional vira uma coluna.
• Mês: seis semanas com as consultas de cada dia (até três, depois +N consultas). Clique no número do dia ou em +N para abrir aquele dia; clique em um espaço vazio para marcar uma consulta na data.

Cada bloco de consulta mostra o horário, o nome do paciente, o status e o ícone da modalidade (câmera para Online, pino para Presencial). Consultas canceladas não aparecem; faltas aparecem em cinza. Bloqueios de horário aparecem hachurados, com o motivo, e na visão de mês como a etiqueta Bloqueio. No Modo Clínica com mais de um profissional, o botão Todos os profissionais filtra quem aparece, e as consultas ganham a cor do profissional, com a legenda logo abaixo do cabeçalho.

O que você pode fazer direto na grade de dia e semana:

• Clicar em um horário vazio abre Novo Agendamento com data, hora e, na visão de dia por profissional, o profissional já preenchidos. A metade de cima da célula marca a hora cheia; a de baixo, a meia hora.
• Clicar em uma consulta abre o detalhe dela.
• Arrastar uma consulta para outro horário remarca na hora, em intervalos de 30 minutos. No celular, segure o bloco até vibrar e depois arraste. Se o novo horário tiver conflito, o sistema avisa antes de remarcar. Não dá para arrastar para a coluna de outro profissional.

Página Agendamentos

Abaixo da agenda ficam os cartões e a lista. No topo da página: Exportar CSV (Administrador, Gerente e Profissional), Ver Horários Livres, Bloquear Horário e Novo Agendamento. O seletor de mês escolhe o período dos cartões Consultas no mês, Realizadas, Canceladas, Faltas e A realizar e da lista. Clique em um cartão para filtrar a lista por ele (clique de novo para voltar a ver todas).

A Lista de consultas tem busca por paciente e os filtros Status e, quando há mais de um profissional, Profissional. Cada linha mostra paciente, modalidade, convênio, profissional, data, horário, status e a situação do pagamento (Pendente, Pago ou Sem cobrança). Clique na linha para abrir o detalhe.

Marcar uma consulta

Clique em Novo Agendamento, em um horário vazio da agenda ou em um horário sugerido em Ver Horários Livres.

A seção Financeiro, opcional, cria a cobrança junto com a consulta: Valor (R$), já preenchido com o valor do convênio ou o valor particular do profissional, Status do Pagamento, Data de Recebimento e Descrição. Se deixar o valor em branco, nenhuma cobrança é criada. Para mensalista que soma as sessões, a Data de Recebimento em branco vira o dia do fechamento do mês. Para mensalista com valor fixo, a seção mostra Coberta pela mensalidade (a cobrança do mês é criada com a primeira consulta) e os campos de valor só aparecem ao ligar Cobrar valor extra nesta consulta. Clique em Agendar.

Avisos antes de salvar

• Fora do Horário de Atendimento: o horário cai em dia sem atendimento, fora do expediente ou no almoço. Você pode voltar ou clicar em Agendar Mesmo Assim.
• Conflito de Horário: já existe consulta ou bloqueio de horário no mesmo período para o profissional. Consultas emendadas não geram aviso. Você pode seguir com Agendar Mesmo Assim.
• Se o paciente ainda não está vinculado ao profissional, o vínculo é criado automaticamente ao agendar.
• Se a carteirinha do paciente estiver vencida, o sistema avisa ao escolher o convênio.

Detalhe da consulta

No topo ficam o botão Pedir confirmação (com as opções de envio do link; depois que o paciente confirma, ele aparece em verde como Confirmada) e Deletar Agendamento. Três abas:

• Informações: cartão do paciente com atalho para o Prontuário, o Profissional responsável e os campos Status do Agendamento, Modalidade, Link da videochamada (consulta Online), Atendimento, Nº da guia / autorização, Data, Início e Fim. Clique em Salvar Agendamento. Ao mudar data, horário ou profissional, o sistema avisa conflitos com outra consulta ou bloqueio e pergunta se quer Salvar Mesmo Assim. Quem tem visão geral pode trocar o profissional responsável pelo seletor; a troca é bloqueada se a consulta já tiver prontuário registrado, e as cobranças pendentes acompanham o novo profissional.
• Prontuário: o registro clínico da consulta e os Anexos dele (exames, laudos). Só o profissional da consulta escreve e anexa; só ele e o Administrador leem. Para os demais o campo aparece somente para leitura. Clique em Salvar Prontuário.
• Financeiro: a cobrança vinculada. Sem cobrança, use Criar Cobrança. Com cobrança, edite Descrição, Valor, Status Pagamento, Forma de pagamento e Vencimento, e clique em Salvar Financeiro. Em consultas por convênio, o status pendente aparece como A receber do convênio. Ao cancelar a consulta, a cobrança ainda pendente é removida (a já paga fica); se você cobra taxa de cancelamento, crie a cobrança de novo aqui.

Status da consulta

Para mudar o status, use o campo Status do Agendamento na aba Informações ou Pedir confirmação › Confirmar manualmente. Consultas canceladas saem da agenda, liberam o horário e não geram conflito. Mudar o status não altera a cobrança: marcar como Concluído não marca como pago, e cancelar não apaga a cobrança.

Confirmação pelo paciente

Cada consulta tem um link de confirmação próprio, criado automaticamente. No detalhe da consulta, clique em Pedir confirmação:

• Enviar WhatsApp: abre o WhatsApp com a mensagem pronta para o número do paciente, com data, hora e o link.
• Copiar Link: copia o link para colar onde preferir.
• Confirmar manualmente: marca como Confirmado sem passar pelo paciente.

O paciente abre o link sem login e vê a página Sua consulta, com data e hora, modalidade, profissional e, no Modo Clínica, o endereço da clínica. Na consulta online com link cadastrado, aparece o botão Entrar na videochamada. Ele pode clicar em Confirmar presença ou em Não poderei comparecer. Depois de confirmada, ainda pode usar Cancelar consulta. O link deixa de funcionar 24 horas depois do horário da consulta. Não há envio automático de lembretes: o envio é sempre feito por você, com um clique — aqui ou pelo cartão Lembretes da página Início, na véspera.

Ver Horários Livres

Abre a Disponibilidade da Agenda, em visão Dia ou Semana, com o seletor de profissional para quem tem visão geral. Os horários livres consideram o expediente e o almoço, a duração padrão da consulta, as consultas já marcadas e os bloqueios. Clique em um horário para abrir Novo Agendamento já preenchido.

Bloquear horário

Para férias, congressos ou folgas, clique em Bloquear Horário. Informe o Profissional (quando aplicável), Início, Fim e Motivo, e clique em Criar bloqueio. Para um período longo, use um único bloqueio do primeiro ao último dia. Os bloqueios existentes aparecem abaixo do formulário, com o ícone de lixeira para remover. O período bloqueado aparece hachurado na agenda e sai de Ver Horários Livres; marcar dentro dele dispara o aviso de conflito, que você pode ignorar com Agendar Mesmo Assim.

Exportar agendamentos

Exportar CSV baixa as consultas do mês selecionado (ou de todo o histórico, com Tudo), com início, fim, paciente, telefone, profissional, modalidade, atendimento e status. Anotações clínicas nunca saem no CSV. O arquivo abre direto no Excel.

Como registrar

• Por consulta: no detalhe da consulta, aba Prontuário, escreva no campo Prontuário da consulta e clique em Salvar Prontuário. O registro aparece no prontuário do paciente com a etiqueta Consulta.
• Avulsa: na ficha do paciente, aba Prontuários, clique em Nova Anotação Avulsa, escreva e clique em Salvar Anotação. Aparece com a etiqueta Avulsa.

Cada registro aceita até 20.000 caracteres. Só um profissional vinculado ao paciente registra prontuário.

Linha que começa com um rótulo curto seguido de dois-pontos — Queixa:, Conduta: — aparece em negrito na leitura e na impressão, sem você formatar nada. É o formato dos modelos, e vale também para o que já foi escrito antes. Enquanto escreve, o botão Prévia mostra como o texto vai ficar — ele aparece assim que há um título no que você digitou.

Modelos de prontuário

Nos dois lugares onde se escreve há o botão Modelos, com esqueletos de texto para não recomeçar do zero a cada atendimento. Você já tem prontos o SOAP, a anamnese inicial, a consulta de retorno e modelos por área — os da sua especialidade aparecem primeiro. Escolher um acrescenta o texto ao fim do que já estiver escrito, nunca por cima.

Para criar o seu: escreva o registro do jeito que prefere, abra Modelos e clique em Salvar texto atual como modelo. Para renomear, editar ou excluir, vá em Configurações › Modelos. Os modelos são seus: ninguém da equipe vê nem usa os seus, e você pode ter até 30.

Anexar exames e laudos ao prontuário

Abaixo de cada registro há a área Anexos. Quem escreveu clica em Anexar arquivo e escolhe o PDF, imagem ou documento Office (até 10 MB). O arquivo fica preso àquele registro e também aparece na aba Documentos, com a etiqueta Anexo do prontuário. Na consulta, a área de anexos aparece na aba Prontuário depois do primeiro Salvar Prontuário. O anexo segue o sigilo do registro: só quem escreveu e o Administrador o veem e baixam. A lixeira ao lado do anexo exclui o arquivo do prontuário em definitivo.

Sigilo

• Quem escreveu lê e edita o próprio registro.
• O Administrador lê todo o prontuário e pode excluir qualquer registro, mas não edita os dos outros.
• Gerente e Atendente veem a agenda e o cadastro do paciente, mas nunca o conteúdo clínico. Para eles a aba Prontuários não aparece.
• O suporte da Agenlife, ao acessar sua conta para ajudar, não vê prontuário nem documentos clínicos.
• Cada abertura de prontuário fica registrada em Configurações › Atividades.

Exportar o prontuário em PDF

Na ficha do paciente, clique em Exportar prontuário (PDF). A página traz a identificação da clínica ou do profissional, os dados do paciente e todos os registros em ordem cronológica. Clique em Salvar como PDF / Imprimir e use a opção de salvar em PDF do navegador. O PDF inclui só as registros que você tem direito de ver, e a exportação fica registrada.

Gerar um documento

Na ficha do paciente, aba Documentos, clique em Novo Documento e escolha o tipo:

Todos têm Título do Documento (opcional), Data e Hora, e mostram a Prévia do Conteúdo. A exceção é a declaração anual, montada a partir do Financeiro: nela você escolhe o ano e a prévia já traz o total e os pagamentos. Clique em Salvar e imprimir para guardar e abrir a impressão ou em Salvar no Prontuário para só guardar. Todo documento emitido fica salvo na ficha.

Assinatura, logo e impressão

O documento sai em A4 com o nome e o registro do profissional, o logo da clínica (se cadastrado), os dados do paciente, um código de identificação, o corpo do texto e, no Modo Clínica, os dados da clínica no rodapé. Os documentos saem com a sua assinatura digitalizada; sem assinatura cadastrada, sai a linha em branco para assinar à mão. A exceção é o documento personalizado, onde você escolhe: o padrão ali é a linha em branco, porque dali também sai laudo e parecer. A assinatura digitalizada não substitui assinatura digital com certificado ICP-Brasil, e o rodapé do documento informa isso. Para gerar o PDF, use Imprimir e escolha "Salvar como PDF" no navegador.

Enviar um arquivo

Em Novo Documento › Upload de Arquivo, informe o Título do Documento, selecione ou arraste o arquivo e clique em Fazer Upload. São aceitos PDF, JPG, PNG, WEBP e documentos Office, com até 10 MB. Arquivos enviados aparecem na lista como Arquivo e podem ser baixados pelo ícone de download.

Quem vê os documentos

Recibos e declarações anuais para o Imposto de Renda ficam visíveis para todos que têm acesso ao paciente. Atestados, declarações de comparecimento, encaminhamentos, prescrições e arquivos enviados são documentos clínicos: só aparecem para quem atende o paciente ou é Administrador. A recepção vê apenas os recibos e as declarações anuais. Arquivos anexados a um registro seguem o sigilo dele: só o autor e o Administrador os veem. Para excluir um documento, use o ícone de lixeira e confirme em Remover Documento. A exclusão é definitiva.

Cartões de resumo

Em Financeiro, o seletor de mês define o período dos cartões e da lista. No topo ficam os botões Exportar CSV (o fluxo de caixa do mês exibido), Relatórios — que reúne Relatório financeiro, Relatório de convênios e Repasses de convênio — e Nova Transação.

Fluxo de caixa

A lista mostra as transações com vencimento no mês selecionado. Use a busca por descrição ou paciente e os filtros Tipo (Receita ou Despesa), Convênio, Status (Pendente ou Pago) e Forma de pagamento. Clique em uma linha para abrir o detalhe, com as ações:

• Editar: valor, vencimento, descrição e forma de pagamento.
• Marcar como pago: escolha a forma de pagamento e a Data do pagamento (padrão hoje; não pode ser futura) e clique em Confirmar pagamento. Em cobranças de convênio o botão vira Registrar repasse.
• Voltar para pendente: desfaz o pagamento.
• Gerar recibo: para receitas pagas com paciente. Abre o gerador de recibo já preenchido.
• Excluir: Administrador, Gerente ou quem criou o lançamento.

Lançar uma receita ou despesa

Clique em Nova Transação. Escolha Receita ou Despesa e preencha Valor (R$), Vencimento, Descrição, o Paciente (opcional) e o Status do Pagamento. Se já estiver pago, informe a Forma de pagamento; a data do pagamento fica igual ao vencimento. Em despesas, o campo Categoria (opcional, escolhida numa lista: Aluguel, Materiais, Marketing, Outros e afins) agrupa os gastos na lista, no filtro Categoria e no relatório financeiro. Clique em Salvar Transação. Não existe campo de profissional: com paciente, o lançamento fica com o profissional responsável por ele; sem paciente, fica com você (se atende) ou com a clínica.

Cobranças de consulta

As cobranças das consultas são criadas automaticamente quando você informa um valor ao agendar, uma por consulta, com vencimento na data do atendimento. Também dá para criar depois, na aba Financeiro do detalhe da consulta. Excluir a consulta apaga as cobranças vinculadas. Na ficha do paciente, a aba Financeiro reúne todas as cobranças dele, com os totais Total, Pendente e Recebido, e o botão Nova Transação Avulsa para cobranças sem consulta.

Pendências vencidas

Quando há cobranças particulares vencidas, o bloco Pendências vencidas aparece na página Financeiro, agrupado por paciente e ordenado por tempo de atraso. Para cada paciente, Cobrar no WhatsApp abre o WhatsApp com uma mensagem cordial listando as cobranças em aberto. Expandir o paciente mostra cada cobrança, com o botão Receber para registrar o pagamento. Quando o paciente tem mais de uma em aberto, o botão Receber tudo no cabeçalho quita todas de uma vez, com a mesma forma de pagamento e a mesma data. Cobranças de convênio não entram aqui: elas são recebidas pelo fluxo de repasses.

Cobranças de hoje

As sessões de hoje ainda não pagas de pacientes que pagam por sessão aparecem no bloco Cobranças de hoje, por paciente e em ordem de horário. Receber registra o pagamento de quem pagou na hora; Cobrar no WhatsApp abre a conversa com a cobrança da sessão pronta. O que não for pago passa amanhã para Pendências vencidas. Mensalistas não entram aqui: as sessões deles fecham no mês.

Mensalistas

Pacientes com cobrança Mensal no cadastro pagam por mês, no dia escolhido: do mês seguinte (pós-pago) ou do próprio mês (adiantado). Com valor da mensalidade, a primeira consulta particular do mês cria a cobrança "Mensalidade de …" no valor fixo; sem ele, cada sessão realizada tem seu valor e todas vencem juntas. O bloco Mensalistas na página Financeiro mostra o que está fechando por paciente e mês: a mensalidade (com quantas sessões foram realizadas e agendadas) ou a soma das sessões, mais eventuais extras, o total e a data do vencimento. Enviar fechamento abre o WhatsApp com o resumo pronto e Receber quita tudo de uma vez. Enquanto o mês está em andamento, a soma das sessões mostra só as já realizadas. Depois do vencimento, o que não foi pago passa para Pendências vencidas. No detalhe da consulta, a aba Financeiro indica Coberta pela mensalidade (com o botão Lançar mensalidade quando ela ainda não existe, por exemplo, paciente que virou mensalista depois de agendar); no Fluxo de caixa, o filtro Origem separa Sessões, Mensalidades e Avulsas, e a mensalidade leva um selo próprio na ficha do paciente.

Relatório financeiro

Em Financeiro › Relatório financeiro, escolha o período (De e Até) e clique em Aplicar. O relatório traz os totais Faturado, Recebido, A receber, Despesas pagas, Resultado (recebido menos despesas pagas) e Ticket médio, e as quebras por profissional (no Modo Clínica), por atendimento (particular e cada convênio), por forma de pagamento e por mês. O botão CSV exporta tudo em um arquivo. O período é contado pela data de vencimento da cobrança, como nos cartões; faturado inclui glosas de convênio. Na clínica, só Administrador e Gerente veem o relatório da clínica inteira; o Profissional vê o dos próprios números.

Permissões no financeiro

Todos os papéis lançam, editam e marcam como pago. Excluir lançamentos de outros e desfazer repasses é restrito a Administrador e Gerente. O Profissional vê e mexe só nas próprias cobranças. A recepção não vê o cartão de receita da página Início.

Cadastrar convênios

Em Configurações › Convênios (Administrador e Gerente), o bloco Convênios aceitos lista os planos que a clínica atende. Ao criar a conta, os convênios mais comuns já vêm cadastrados: desative ou exclua os que não usa.

• Adicionar comuns: marque planos de um catálogo pronto.
• Novo convênio: informe o Nome (obrigatório), Registro ANS, Central de autorização, Valor por consulta e, se quiser, um valor diferente Por profissional. Use Observações para regras de autorização, carência e prazos de repasse.

Um convênio com pacientes vinculados não pode ser excluído, apenas desativado.

Convênio no paciente e na consulta

No cadastro do paciente, escolha o convênio e informe carteirinha, validade e titular. Ao marcar uma consulta, o campo Atendimento já vem com o convênio do paciente, e o valor sugerido é o do convênio para aquele profissional. Você pode informar o Nº da guia / autorização. Se escolher um convênio diferente do cadastro, o sistema pede os dados da carteirinha e atualiza o cadastro do paciente. A cobrança nasce como A receber do convênio e é baixada pelo repasse.

Relatório de convênios

Em Financeiro › Relatório de convênios, escolha o período (De e Até) e clique em Aplicar. Para cada operadora você vê consultas, Faturado, Recebido, Glosa, Pendente e Prazo médio de recebimento. O botão CSV exporta a tabela.

Registrar um repasse

Quando a operadora paga, vá em Financeiro › Repasses de convênio:

1. Em Novo repasse, clique no convênio. A lista mostra todas as consultas pendentes daquele convênio, já marcadas. Desmarque as que não entraram no pagamento.
2. Se a operadora pagou menos por alguma consulta, informe o valor recebido na linha. A diferença fica registrada como glosa.
3. Informe a Data do repasse e, se quiser, Lote / nota / guia e Observações.
4. Confira o Total do repasse e clique em Registrar repasse. O botão CSV exporta as consultas selecionadas para conferência com a operadora.

As cobranças selecionadas passam a Pago, com a data do repasse e a forma Repasse de convênio. O histórico Repasses registrados fica ao lado. O link Desfazer (Administrador e Gerente) devolve as consultas para "a receber do convênio" e remove o registro.

Período de teste e preço

Ao criar a conta, você tem 14 dias de teste com todos os recursos liberados, sem cartão. Depois disso, para continuar, ative a assinatura. Seus dados são mantidos.

Existe um plano único. O valor mensal é calculado por profissional que atende pacientes, com mínimo de um assento. Gerentes e atendentes que não atendem não pagam. O valor vigente por assento aparece na página inicial e em Configurações › Faturamento. Sempre que alguém entra ou sai da equipe, ou tem a opção Atende pacientes ligada ou desligada, a mensalidade é recalculada na hora. A tabela Como a mensalidade é composta mostra membro a membro quem conta como assento e quem é Sem custo.

Contratar

Só o Administrador contrata e gerencia a assinatura, em Configurações › Faturamento. Antes de assinar, complete os dados de faturamento: o CPF em Meu Perfil › Dados Básicos e, no Modo Clínica, o Nome da clínica (e um CNPJ válido, se informado). Enquanto faltar algo, o botão mostra Completar dados de faturamento.

Clique em Assinar Plano Premium. Você é levado ao checkout seguro do Stripe para informar o cartão. Se ainda estiver no período de teste, a primeira cobrança acontece só quando o teste terminar. Ao voltar, a mensagem "Assinatura ativada" confirma a contratação e o recibo chega por e-mail.

Cupons

No checkout, clique em Tenho um cupom, digite o código e clique em Aplicar. Um cupom pode dar desconto percentual, desconto em valor fixo ou dias extras de teste, e pode valer na primeira mensalidade, por alguns meses ou para sempre. Cada cupom é usado uma vez por conta.

Cartão, faturas e cancelamento

Com a assinatura ativa, o botão Gerenciar Assinatura abre o portal do cliente, onde você troca o cartão, baixa as faturas e cancela. O cancelamento vale até o fim do ciclo já pago. Não há fidelidade.

Quando a assinatura bloqueia

Com o painel bloqueado, aparece o aviso ACESSO RESTRITO e as telas ficam indisponíveis, inclusive para consulta e exportação. Nada é apagado. Continuam acessíveis as páginas de Assinatura e Suporte. O Administrador vê o botão Ver Opções de Plano; os outros membros veem a orientação para falar com o administrador da clínica. Para voltar, use Regularizar Assinatura ou Reativar Assinatura. Depois da confirmação, tudo volta como estava.

Avisos por e-mail. O Administrador recebe um e-mail 3 dias antes e 1 dia antes de o teste acabar, de a assinatura cancelada chegar ao fim ou de o plano sem renovação automática vencer, e outro no dia em que o painel bloqueia (inclusive quando a cobrança do cartão é recusada). Cada aviso sai uma vez só. Quem tem assinatura com cartão que renova sozinha não recebe aviso antes da renovação.

Em Suporte, preencha Abrir chamado:

• Motivo: Dúvida de uso, Problema técnico, Cobrança e assinatura, Acesso e login, Sugestão de melhoria ou Outro.
• Descrição: conte o que aconteceu, em qual tela e o que já tentou. Mínimo de 15 caracteres.

Clique em Abrir chamado. A equipe da Agenlife responde pelo e-mail e telefone do seu cadastro. Em Seus chamados você acompanha o status: Pendente, Em andamento ou Concluído.

O Suporte funciona mesmo com a assinatura bloqueada. Quando você pede ajuda, a equipe pode acessar sua conta em modo somente leitura, com registro, e você vê a faixa "Modo suporte" no topo enquanto isso acontece. Para trazer pacientes de outro sistema, use Pacientes › Importar. Para outros dados (agenda, prontuários, financeiro), abra um chamado com o motivo Outro informando a origem e o volume.

Registro de atividades

Em Configurações › Atividades, o Administrador vê quem abriu prontuários, exportou dados, alterou a equipe, cadastrou ou excluiu pacientes, mexeu na agenda e no financeiro. Filtre por tipo (Prontuário, Exportação, Equipe, Pacientes, Agenda, Financeiro) e por período (7, 30, 90 dias ou último ano), ou busque por pessoa, paciente ou ação. Os registros não podem ser editados nem apagados pela clínica e servem para atender à LGPD e às normas do conselho.

Exportações

Os CSV abrem direto no Excel. Toda exportação fica no registro de atividades, e há um limite de exportações por período para proteger a base.

Privacidade

Para os dados dos pacientes, a clínica é a controladora e a Agenlife é a operadora. Fotos, logos, assinaturas e documentos ficam em armazenamento privado e só são entregues pela própria plataforma, após verificar sua sessão e o seu acesso ao paciente. Detalhes na Política de Privacidade e nos Termos de Uso.

A Agenlife funciona no navegador do celular e pode ser instalada como aplicativo:

• Android (Chrome): menu de três pontos › Instalar app ou Adicionar à tela inicial.
• iPhone (Safari): botão Compartilhar › Adicionar à Tela de Início.

Instalado, o app abre em tela cheia e mais rápido, mas precisa de internet. No celular, a navegação fica na barra inferior com Início, Agenda, Pacientes e Financeiro, e o botão Mais dá acesso a Configurações e Suporte. Para remarcar uma consulta arrastando na agenda, segure o bloco até vibrar e depois arraste.

O que a Agenlife não faz hoje

• Não envia lembretes automáticos nem confirmações por e-mail. Lembretes, cobranças e o link de confirmação são enviados por você, pelo WhatsApp, com um clique.
• Não cria a sala de videochamada. Na consulta Online, cole o link da sua sala (Google Meet, Zoom, Jitsi) no campo Link da videochamada; ele vai para o paciente no WhatsApp e na página de confirmação.
• Não tem recorrência em bloqueios de horário.
• Não cobra a falta automaticamente: o status Faltou é só registro; a cobrança, se houver, é manual.
• Não funciona sem internet.

Ficou com dúvida? Veja as Perguntas frequentes ou abra um chamado em Suporte, dentro do painel.